[前言]

迪森之所以在數(shù)字化轉(zhuǎn)型項(xiàng)目實(shí)施過程中備受企業(yè)夸贊，是因?yàn)榈仙?xiàng)目過程中都有專家們的保駕護(hù)航，為幫助企業(yè)在數(shù)字化轉(zhuǎn)型項(xiàng)目實(shí)施中收獲新知識(shí)，增長新能力，提高管理視野，減少項(xiàng)目誤區(qū)，我們特設(shè)「迪森專家專欄」，將會(huì)有一系列關(guān)于數(shù)字化轉(zhuǎn)型項(xiàng)目實(shí)施方面的文章分享給大家，敬請(qǐng)關(guān)注。

本文根據(jù)迪森首席財(cái)務(wù)專家楊勇清老師在SAP ERP領(lǐng)域中的24年豐富經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合其在ERP項(xiàng)目實(shí)施中發(fā)現(xiàn)的普遍誤區(qū)發(fā)表相應(yīng)的研究心得與建議，為您的SAP財(cái)務(wù)實(shí)施與交付保駕護(hù)航。
 

[問題描述]

SAP系統(tǒng)上線后第一個(gè)年度審計(jì)時(shí)，審計(jì)人員提出為什么財(cái)務(wù)憑證跳號(hào)、斷號(hào)？同時(shí)財(cái)務(wù)人員也很迷惑，SAP是最好的ERP軟件之一，為什么在財(cái)務(wù)憑證編號(hào)上出問題？什么原因？如何向?qū)徲?jì)解釋？在SAP系統(tǒng)中如何避免？
 

[問題分析]

 

① SAP憑證編號(hào)跳號(hào)是常見現(xiàn)象。

② 憑證編號(hào)跳號(hào)的原因是，SAP系統(tǒng)主要應(yīng)用于大企業(yè)，支持業(yè)務(wù)并行處理，支持多個(gè)服務(wù)器并行處理；即：多個(gè)人員同時(shí)處理同一公司財(cái)務(wù)憑證。

例如 A、B、C 三名財(cái)務(wù)人員 分別對(duì)公司1000進(jìn)行憑證記賬：

A 會(huì)計(jì)保存憑證時(shí)，預(yù)先取得憑證號(hào) 001，提交到 X 服務(wù)器處理；

B 會(huì)計(jì)保存憑證時(shí)，預(yù)先取得憑證號(hào) 002 ，提交到 Y 服務(wù)器處理；

C 會(huì)計(jì)保存憑證時(shí)，預(yù)先取得憑證號(hào) 003 ，提交到 Z 服務(wù)器處理；

由于服務(wù)器Y比率繁忙，或 B會(huì)計(jì)做的憑證 分錄明細(xì)較多，其中一條檢查失敗，未成功保存。

A、C 會(huì)計(jì)做的憑證 提交服務(wù)處理正常，憑證保存成功！

后續(xù)再做憑證處理時(shí)，則憑證號(hào)從004 開始編號(hào)，002憑證號(hào)則變成了空號(hào)。

③ 對(duì)于憑證編號(hào)管理，SAP系統(tǒng)中：不允許修改憑證編號(hào)、不允許刪除憑證編號(hào)：

• SAP軟件管理憑證號(hào)時(shí)(下圖A列)，還同時(shí)詳細(xì)記錄了錄入日期、時(shí)間、人員(下圖B列)，記錄了憑證來源(下圖C列)，且操作界面不能修改ABC三列數(shù)據(jù)；
• 這三列數(shù)據(jù)出現(xiàn)修改或刪除將直接導(dǎo)致 SAP系統(tǒng)各模塊、各功能之間數(shù)據(jù)不一致，導(dǎo)致系統(tǒng)自動(dòng)記賬、成本結(jié)轉(zhuǎn)等功能計(jì)算出錯(cuò)。

 
④ SAP軟件功能已經(jīng)取得國家財(cái)政部的認(rèn)可，大型國企（中石油、中石化、中國電網(wǎng)、中國電信、神華)等也是使用SAP軟件，也是同樣出現(xiàn)憑證跳號(hào)情況。

⑤ 另外，預(yù)制憑證保存后領(lǐng)取了分配的憑證號(hào)，后續(xù)將制憑證刪除，也導(dǎo)致憑證跳號(hào)。

⑥ 為什么國產(chǎn)軟件財(cái)務(wù)憑證不會(huì)出現(xiàn)跳號(hào)、斷號(hào)？

• 這里有一個(gè)誤區(qū)，沒有區(qū)分財(cái)務(wù)內(nèi)部憑證號(hào)、外部憑證號(hào)。ERP軟件中，憑證編號(hào)需要區(qū)分內(nèi)部憑證號(hào)(流水號(hào)，KEY值關(guān)鍵字)、外部憑證號(hào)(歸檔裝訂憑證號(hào)，非KEY值關(guān)鍵字)。外部憑證號(hào)(歸檔裝訂憑證號(hào))是后續(xù)補(bǔ)充追加的，不是系統(tǒng)數(shù)據(jù)之間連接關(guān)鍵字，可以在憑證生成后，補(bǔ)充或修改。
• 國產(chǎn)軟件也是如此，國產(chǎn)軟件主要顯示的是外部憑證號(hào)(歸檔裝訂憑證號(hào))，內(nèi)部憑證號(hào)不顯示。如果內(nèi)部憑證號(hào)顯示，則有相同的問題。
• SAP軟件主要顯示的是內(nèi)部憑證號(hào)(流水號(hào)，KEY值關(guān)鍵字)。如果一定要一個(gè)連續(xù)的、不跳號(hào)、斷號(hào)的外部憑證號(hào)(歸檔裝訂憑證號(hào))，可以在打印時(shí)增加一個(gè)小程序補(bǔ)充生成。

 

[解決方法]

 

① 一般不用處理，做好說明和解釋即可。

② 如果審計(jì)一定要一個(gè)連續(xù)的財(cái)務(wù)憑證編號(hào)，如下處理增加一個(gè)憑證歸檔編號(hào)：

2.1 以采用SAP給的Official Document Numbering 方案處理。也就是：外掛程序，月結(jié)完成后另行運(yùn)行程序給所有財(cái)務(wù)憑證生成連續(xù)編號(hào)，編號(hào)存儲(chǔ)在備選參考字段，如下圖，給另外寫了一個(gè)編號(hào)。
 

2.2 可以在財(cái)務(wù)憑證打印中增加邏輯，給當(dāng)月憑證按“公司+年月+憑證類型”按憑證生成的自然日期先后順序處理：增加一個(gè)憑證歸檔編號(hào)。

③ 財(cái)務(wù)憑證打印時(shí)采購雙憑證號(hào)打印，同時(shí)打印外部憑證號(hào)(歸檔裝訂憑證號(hào))、內(nèi)部憑證號(hào)(流水號(hào)，KEY值關(guān)鍵字)，如下圖：

[其他問題]

 

另外，在SAP項(xiàng)目中，也有以下相關(guān)的問題：

① 財(cái)務(wù)憑證BAPI導(dǎo)入時(shí)導(dǎo)致的跳號(hào)：

1.1 財(cái)務(wù)憑證批量導(dǎo)入，通常調(diào)用函數(shù)BAPI_ACC_DOCUMENT_POST。

1.2 在正式過賬前，一般需要提供測試或檢查：

檢查方式一：

調(diào)用函數(shù)BAPI_ACC_DOCUMENT_CHECK

檢查方式二：

調(diào)用函數(shù)BAPI_ACC_DOCUMENT_POST + BAPI_TRANSACTION_ROLLBACK

1.3 通過回滾ROLLBACK方式測試或檢查時(shí)，系統(tǒng)分配了正式的憑證號(hào)，撤回時(shí)憑證號(hào)未釋放：

建議檢查使用：

函數(shù)BAPI_ACC_DOCUMENT_CHECK。

② 取消憑證號(hào)段緩存(不建議的方案)：事務(wù)碼 SNRO 將對(duì)象 RF_BELEG 改為無緩存。

這樣修改后，系統(tǒng)過賬時(shí)，只能串行處理，如果并行處理容易產(chǎn)生憑證重號(hào)導(dǎo)致不能保存，而使界面數(shù)據(jù)丟失。

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注：此文章為楊勇清原創(chuàng)作品，任何個(gè)人或機(jī)構(gòu)未經(jīng)過其同意，不得擅自轉(zhuǎn)載或大段引用于商業(yè)用途。

 

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